taller acces

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.¹

Compile bases de datos más rápida y fácilmente que nunca

Olvide la curva de aprendizaje. Las plantillas incluidas y los componentes reutilizables convierten a Access 2010 en una solución de base de datos simple y rápida.

Comience con solo unos pocos clics. Busque nuevas plantillas integradas que puede comenzar a usar sin personalización o seleccione plantillas de Office.com y personalícelas para que satisfagan sus necesidades.

Compile las bases de datos con nuevos componentes modulares mediante nuevos elementos de la aplicación y agregue componentes de Access prediseñados para tareas comunes a la base de datos con unos pocos clics.

Cree formularios e informes más impactantes

Access 2010 le brinda las herramientas innovadoras que esperaría de Microsoft Office para ayudarle a crear fácilmente informes y formularios informativos y profesionales.

El formato condicional ahora admite barras de datos y además permite administrar las reglas de formato condicional desde una sola vista intuitiva.

La adición de temas de Office en Access 2010 le proporciona la capacidad de coordinar una gran cantidad de objetos de base de datos con solo un par de clics y hace que aplicar formato sea muy fácil.

Obtenga acceso más fácilmente a las herramientas adecuadas en el momento exacto

Ubique los comandos que necesite cuando y donde los desee.

Personalice fácilmente la cinta mejorada para que los comandos que necesita sean más accesibles. Cree fichas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Access 2010, el control está en sus manos.

Administre su base de datos y obtenga una ruta más directa y rápida a las herramientas de base de datos desde la nueva vista Microsoft Office Backstage™. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para administrar su base de datos y personalizar la experiencia de Access.

Agregue expresiones complejas y automatización sin escribir ni una línea de código

Access 2010 le otorga capacidades para que sea su propio programador, ya que le brinda herramientas simplificadas y fáciles de usar, incluso si se considera un usuario de bases de datos inexperto.

El Generador de expresiones mejorado simplifica enormemente las fórmulas y expresiones con IntelliSense. Reduzca los errores y pase más tiempo concentrado en desarrollar la base de datos.

Con el Diseñador de macros renovado, ahora es más fácil agregar lógica básica a las bases de datos. Si es un usuario experimentado de Access, reconocerá que las mejoras son más intuitivas para crear lógica compleja y le permitirán extender la aplicación de su base de datos.

                                                   

(Sistema de gestión de base de datos) o en inglés Database management system (DBMS), es una agrupación de programas que sirven para definir, construir y manipular una base de datos.

* Definir una base de datos: consiste en especificar los tipos de datos, estructuras y restricciones para los datos que se almacenarán.

* Contruir una base de datos: es el proceso de almacenar los datos sobre algún medio de almacenamiento.

* Manipular una base de datos: incluye funciones como consulta, actualización, etc. de bases de datos.

Si el sistema soporta bases de datos relacionales se llama RDBMS en inglés o SGBDR en español.

Otras funciones de los SGBD

* En la manipulación de una base de datos, los SGBD deben incluir un control de concurrencia, o sea, deben permitir a varios usuarios tener acceso "simultáneo" a la base de datos. Controlar la concurrencia implica que si varios usuarios acceden a la base de datos, la actualización de los datos se haga de forma controlada para que no haya problemas.

* Un SGBD también debe encargase de cumplir las reglas de integridad y redundancias.

* Otra función importante en un SGBD es su capacidad de realizar copias de seguridad y de recuperación de datos.

* Restricción de accesos no autorizados.

* Suministrar múltiples interfaces de usuario.

* Representar relaciones complejas entre los datos.

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En algunas aplicaciones (como bases de datos) es el espacio reservado para introducir determinados datos asociados a una categoría de clasificación.

Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.

Unidad mínima de información, sin sentido en sí misma, pero que adquiere significado en conjunción con otras precedentes de la aplicación que las creó.

Conjunto de simbolos que unidos de cierta forma dan un significado querente y lógico.

Un dato puede definirse como la unidad minima de informacion o bit, puede ser un caracter una palabra, etc.

Técnicamente, los datos son hechos y cifras en bruto, tales como órdenes y pagos, los cuales se procesan para obtener información, por ejemplo el saldo deudor y el monto disponible. Sin embargo, en el uso común, los términos datos e información se toman como sinónimos.
La cantidad de datos versus información que se guarda en el computador constituye una compensación. Los datos pueden procesarse en diferentes formas de información, pero toma tiempo clasificar y sumar transacciones. La información actualizada puede proporcionar respuestas inmediatas.
Un error frecuente es creer que el software es también datos. El computador ejecuta o corre un software. Los datos se “procesan”, mientras que el software se “ejecuta”.

Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener cierto tipo de datos. Puede estar en la propia memoria central o en unidades de memoria de acceso rápido.

Programación, es un tipo de dato estructurado formado por la unión de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (entero, real, carácter,...), o bien otras estructuras de datos. A cada uno de esos elementos se le llama campo.

Documentos, constituyen la entidad físico/cognitiva compleja que alberga la estructura formal, basada en los datos físicos necesarios para su identificación (título, autor, lugar de publicación, fecha, edición,...) y la estructura lógico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semánticas.

Representación de documentos, tanto de sus propiedades físicas como semánticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirán de puntos de acceso cuando interroguemos al sistema.

Necesidades de información de los usuarios, manifestadas en la solicitud de información.

Representación de las necesidades de información, expresadas también con palabras clave o frases.

Comparación de la representación de información con la representación de los documentos. Las bases de datos, basadas en la función semejanza comparan, a través de un índice, ambas representaciones para seleccionar los documentos relevantes.

Los datos recolectados por un programa son guardados en formas de Tablas dentro de una base de datos, es decir que estamos hablando de una forma de almacenar y ordenar información. Para imaginar su estructura, debemos pensar en un programa de edición de Hojas de Cálculo como por ejemplo Excel o Gnumeric.

Las estructuras que componen las tablas son los campos y los registros. Los campos dan nombre a las columnas, deben ser únicos y tener un tipo de datos asociados a ellos. Los registros se corresponden con cada fila dentro de la tabla, componiéndose de datos, incluso de valores vacíos o nulos.

Para cada definición de cada campo existe un tipo de dato correspondiente y un nombre único, lo cual es necesario a la hora de administrar varios campos dentro de una tabla.

Los registros insertados pueden verse afectados por las propiedades especiales asignadas a cada campo. Los campos también tienen la capacidad de ser definidos como autoincrementables o índices, siendo la diferencia la posibilidad de que los datos de un campo en particular cambien automáticamente u operen como principal indicador en el momento de ordenar la información.

Dependiendo del tipo de base de datos que se haya seleccionado, la tabla tendrá un nombre único o podrá poseer también un sinónimo.

En bases de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas a base de datos más utilizado es el SQL.

Técnicamente hablando, las consultas a la base de datos se realizan a través de un lenguaje de manipulación de datos (DML – Data Manipulation Language). SQL es un lenguaje DML, pero además posee otras características de otros lenguajes. Por ejemplo, permite también crear bases de datos.

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Se llama formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la información personal requerida.

Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

También es utilizado en informática para referirse al conjunto de campos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su posterior uso o manipulación.

De igual forma se le llama así a un compendio de fórmulas matemáticas o algebraicas pertenecientes a una o varias categorías que sirve de guía o recordatorio para el momento de aplicarlas como por ejemplo para cálculos trigonométricos, conversiones entre cifras expresadas en diferentes unidades de medida, movimientos, fuerzas, pesos, volúmenes, potencias eléctricas, etc.

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos    

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria    

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas    

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas    

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Especificar claves principales    

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. De producto o Id. De pedido.

Definir relaciones entre las tablas    

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño    

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización    

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

·  PASO 1

Después de abrir Access, debes abrir un nuevo archivo, ponerle un nombre a tu base de datos y guardarla

·  PASO 2

Después dale clic a la opción “Crear una nueva tabla utilizando el asistente”, debes elegir que quieres hacer tu base de datos, y elegirle los campos correspondientes

Ej. Colección de Video: Titulo de la película, Director, Productor. Etc...

·  PASO 3

Después debes asignarle a tu tabla unos campos llave, que es un campo único que no se repite, como las placas de un carro

Ej. Titulo de la película

·  PASO 4

Al finalizar esta tabla, debes realizar otras 2 con diferentes campos que la primera

·  PASO 5

Después debes darle a la pestaña “Formularios”, luego darle clic a la opción “Crear un nuevo formulario utilizando el asistente”.

·  PASO 6

Debes seleccionar los campos que quieras que estén en tu formulario

Ej. Titulo de la película, director, actor principal

·  PASO 7

También debes elegir la distribución y el estilo con el que quieras que se vea tu formulario, y ponerle un titulo, debes crear otros 2 formularios con diferente información

·  PASO 8

Luego le das en la pestaña “consulta”, y después en la opción “Crear nueva consulta utilizando el asistente”

·  PASO 9

Después debes elegir los campos que quieras que estén en ella y después debes asignarle un nombre a la consulta. Debes crear también otras 2 consultas diferentes.

·  PASO 1O

Después debes darle el la pestaña “Informes”, y luego en la opción “Crear un informe nuevo utilizando el asistente”

·  PASO 11

Luego debes elegir que campos quieres que estén en el Informe,

Ej. Titulo de Película, Director, Productor, etc.,

·  PASO 12

Después debes darle un nivel de agrupamiento, a los campos que elegiste en la opción anterior, para que queden distribuidas en la hoja.

·  PASO 13

Después si quieres debes darle un tipo de ordenación para los registros, y también debes darle una distribución para aplicarle al informe y un estilo que aplicarle. Al final debes agregarle un nombre al Informe que creaste.

WWW.ALEGSA.COM .AR

WWW.MAESTRO DEL WEB.COM

WWW.MASTER MAGAZINE.COM

WWW.WIKIPEDIA.COM

importancia del software contable

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.

Hoy en día es muy importante sistematizar y simplificar las operaciones contables realizadas en una empresa, por tal motivo, debemos utilizar un software contable el cual nos permita registrar todas las transacciones, como las compras, ventas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc., y el sistema realizará todos los cálculos necesarios y deberá dar como resultado informes para la toma de decisiones.

Las características que debe tener principalmente un software contable son:

• Flexibilidad: de modo que el esquema del programa se adapte a los requerimientos de la empresa, permita la edición y configuración del plan de cuentas  con las necesidades de la empresa, posibilidad de modificar el diseño de los documentos de impresión.
• Que sea compatible con los paquetes de oficina más utilizados como MS-Office
• Que permita el manejo de diferentes monedas
• Que no requiera de personal capacitado en sistemas para el manejo del software contable, es decir que su interfaz sea amigable.
• Que actualice automáticamente los saldos después de hacer una operación.
• Que tenga un alto nivel de seguridad
• Que permita el acceso a los informes en cualquier momento.
• Que permita generar back-up, es decir, que permita hacer copias de seguridad sencillas.
• Que permita generar automáticamente el cierre anual.
• Que permita contar con material de apoya como manual de usuario y videos tutoriales. 

El software contable es una herramienta que facilita la labor contable, haciendo que el personal encargado del registro de las operaciones sea más eficiente y eficaz.

El software contable debe permitir generar múltiples reportes, con el fin de conocer la situación financiera de la empresa para la toma de decisiones.

Tipos de aplicaciones contables

Dependiendo de las necesidades del usuario final, existen varios tipos de software contable:

Uso personal o doméstico y dinámico

Principalmente dedicado para los usuarios domésticos que por lo general utilizan el programa contable con pólizas contables manuales, y a través de cuentas de mayor controlan sus cuentas por pagar, en hojas de cálculo sus presupuestos administrativos al igual que la conciliación de contabilidad simple incluyen:

Low end

En el Low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del software contable permiten que se realice la mayoría de la contabilidad de los negocios.

Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran número de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional, también existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables adaptables a casi todos los países de un continente, para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales de contabilidad (NIC) y los Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad (CGAC).

Muchos de los productos antiguos Low end, principalmente realizados en DOS, o programas de desarrollo obsoletos son caracterizados por ser productos de "entrada única", como oposición de los sistemas modernos en Windows, Macintosh, Linux que son programas de doble entrada los cuales son usados por la gran mayoría de negocios.

Actualmente las características de los Software contables, exigidas por los usuarios, ha permitido que en la oferta de los mismos, sus atributos mejoren en relación al pasado.

Así tenemos que hoy en día los Software Contables, son integrados entre la parte de gestión y la parte contable, ya no en procesos posteriores sino en línea, es decir, en tiempo real. La época de los programas modulares independientes, está pasando, ya que los empresarios aun en las pyme, exigen integración total entre todos los módulos de sus aplicaciones.

Mercado medio

El mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser capaces de servir a las necesidades de estándares de contabilidad múltiples nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal características es que atiende a empresas con necesidades de participar varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de multiusuario concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa.

Así mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de auto aprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dándoles un espacio en que prácticamente no requieran de ellos para no tener tecno dependencia.

La facilidad de migrar de la versión mono usuario (gratuita o no) a la versión multiusuario sin efectos colaterales o procesos engorrosos, es otro aspecto que miran las empresas al decidirse por este tipo de software contable a fin de organizar su empresa con una verdadera solución contable.

High end

Es el más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido como y Planificación de recursos empresariales.

Mercado vertical

Algún software para la contabilidad de negocios está diseñado para ciertos negocios específicos. Incluirá las características que son específicas para dicha industria. En algunos casos este se usa en pocas empresas.

WEBGRAFIA.

·      www.articuloz.com

·      www.wikipedia.com